Pflicht ab 2024: Verfahrensdokumentation für Pflegeeinrichtungen („VFD fP“)– echte Chance oder neuer Knebel für die Pflegebranche?

Zielgruppe: Führungskräfte, Einrichtungsleitungen, Geschäftsführungen (m/w/d)

Während des Lesens dieses Textes werden vom Finanzamt deutschlandweit mindestens 800 Unternehmen mit durchschnittlich € 90.000,- Mehreinnahmen geprüft. Bei mangelnder oder unzureichender Verfahrensdokumentation droht Verwerfung der Buchhaltung oder Schätzung.

Die Vfd = Verfahrensdokumentation ist in den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung Paragraph 155 sowie der Abgabenordnung geregelt. Sämtliche Unternehmen sind zur Einführung der Verfahrensdokumentation verpflichtet. Gemäß aktueller Steuergesetzgebung (GOBd) fordern die Finanzämter von Pflegeunternehmen eine Verfahrensdokumentation. (GoBD bedeutet Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form.)

Bisher wurde der Thematik seitens der Unternehmen und der Steuerberater unzureichende Beachtung geschenkt. Genau hierin liegt nun tatsächlich die Gefahr.
Durch eine Verfahrensdokumentation wird der Nachweis erbracht, dass die Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten für das Finanzamt ordnungsgemäß erbracht wurden.

Man kann sich die Verfahrensdokumentation wie ein Handbuch für den Betriebsprüfer vorstellen, in dem sämtliche finanzwirtschaftlich relevanten Prozesse der Einrichtungen beschrieben werden.
Diese Dokumentation darf sowohl vom Unternehmen selber oder von beratenden Unternehmen erstellt werden.

Ein Abwarten auf Aufforderung zur Vorlage der VFD ist nicht zu empfehlen. Wie auch der PDCA – Zyklus ist die Verfahrensdokumentation ein Prozess und bedarf einer strukturierten Planung. Die Chancen bestehen neben der Vermeidung von Kosten in einer qualifizierten Analyse. Bspw.: Wie lösen wir Probleme bei der Personalbeschaffung?

Inhalte:

• ordnungsgemäße Abwicklung sämtlicher steuerrelevanter Vorgänge (§140AO), die der Dokumentationspflicht unterliegen
• Chance bei Vorhandensein der VFD: Analyse sämtlicher Prozesse (z.B. „warum haben wir Probleme bei der Personalbeschaffung?“)
• Risiko bei Nicht-Vorhandensein der VFD: Verwerfung der Buchführung durch das Finanzamt + Steuerschätzungen
• Die VFD ist 100% BAFA förderfähig
• Chance zur ganzheitlichen Abbildung und Analyse der Pflegeeinrichtung in den Kernbereichen (Finanzen, Kunden, Mitarbeiter und Prozesse)

Hinweis:

Wir empfehlen ausdrücklich den Praxistransfer! Gern unterstützen wir Sie dabei und bieten Ihnen eine professionelle Begleitung durch unseren Berater, Herrn Dr. Martin Ludwig, für die anschließende Implementierung im Unternehmen an!

geplante Termine 2025:

• Mittwoch, 25.06.2025 (09.00 – 14.30 Uhr / 6 Ustd.)